Как правильно оформить документ с реквизитами

Категории Как оформить

Статьи из блога Как правильно оформлять реквизиты сторон в документах договорах, актах и т. Долгое время на своей прежней работе я занимался договорной практикой - редактировал поступающие в организацию договора, составлял акты и т. Особых проблем с технической точки зрения эта работа не представляла. Однако, когда я начинал редактировать реквизиты сторон на последних страницах документов, мое терпение быстро испарялось и мне приходилось кардинально переделывать эти разделы. Что же в них было не так? Как правило, пользователями Word эта часть документа набиралась таким образом: сначала в левой части документа печаталось название одной фирмы, потом вводилось множество символов пробела или табуляторов, и в правой части печаталось название второй фирмы, после чего нажатием клавиши ENTER происходил переход на новую строку и ввод реквизитов фирм повторялся в той же последовательности.

Реквизиты служебного письма

При его внимательном прочтении возникает множество вопросов относительно надлежащего способа оформления приложений. Где его расположить? Как на самом приложении отобразить данные утвердившего документа, избежав дублирования информации? Во-первых, мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. А во-вторых, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов.

Для начала полностью процитируем пункт 3. А потом начнем задавать вопросы, на которые в нем нет ответов. При этом всегда будем помнить, что данный ГОСТ носит рекомендательный характер. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1.

Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л.

В пункте 3. Понятно, что и в других организационно-распорядительных документах она может быть в справках, докладных записках и т. Пример 1. Пример 2. Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит подпись или отметку о наличии приложений — при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа.

Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст. С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись если нужно, заверяют ее печатью , см.

Тогда злоумышленники не смогут в уже оформленный документ позже вписать ни дополнительный текст, ни новое приложение — места не хватит. Теперь следующий вопрос. Причем в п. ГОСТ Р 6. Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких — во множественном. Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны.

Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье. Покажем вам несколько вариантов упоминания наличия приложения в тексте документа см. Как видите, встречаются разные варианты. Главное, чтобы в одном документе все было оформлено единообразно. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО "Арго" прилагается. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО "Арго" приложение 1. Руководителям структурных подразделений оформить должностные инструкции сотрудников в соответствии с Приложением 1.

От такого многообразия, встречающегося на практике, голова идет кругом. Нормативные документы не дают однозначного ответа на этот вопрос. Например, в ссылке к п. Также в качестве примера можно рассмотреть ГОСТ 2. И, что интересно, приложения здесь предлагается не нумеровать, а использовать буквенное обозначение. Сноска к п. Фрагмент документа ГОСТ 2. Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, и т.

Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки.

Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О. В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами. Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4.

В отсутствие четкой регламентации можно придерживаться любого выбранного вами варианта оформления. Единственное, что хочется отметить: в организационно-распорядительных документах все-таки принято нумеровать приложения, если их более одного к основному документу.

Как на самом приложении отобразить данные основного документа? Если приказом утверждаются какие-либо документы, то они оформляются в виде приложений к приказу. И тогда на этих приложениях в верхнем правом углу можно было бы оформить: гриф утверждения с реквизитами этого приказа и сделать отметку, что данный документ является приложением к тому же приказу.

Но тогда будет явное, никому не нужное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому обычно оформляют что-то одно. Так что же выбрать? Если документ утвержден руководителем или распорядительным документом, то на нем оформляют гриф утверждения особенно если данное приложение будет потом жить самостоятельной жизнью и может рассылаться без утвердившего его документа.

Примеры 7 и 8. Примеры 10 и

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Составление и оформление документов

Дата может иметь формат В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания. Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа.

Косая черта перед подписью — как ее понимать?

Реквизит 02 - Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований городов, сельских поселений. Реквизит 03 - Эмблема организации или товарный знак знак обслуживания Эмблема организации - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке - не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки, не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба. Реквизит 04 - Код организации Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Реквизит 07 - Код формы документа Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД , код формы документа проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор.

Загадки в оформлении приложений

При его внимательном прочтении возникает множество вопросов относительно надлежащего способа оформления приложений. Где его расположить? Как на самом приложении отобразить данные утвердившего документа, избежав дублирования информации? Во-первых, мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений.

Некоторые тонкости оформления приложений

N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Изображение герба Государственного, субъекта Российской Федерации, герба геральдического знака органа местного самоуправления помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Изображение товарного знака знака обслуживания помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа допускается захватывать часть левого поля. Наряду с товарным знаком знаком обслуживания , на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Секретарское дело.

Как оформлять бланки в негосударственных организациях Делопроизводство от А до Я. При этом они напрочь забывают о том, что бланк — это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки. Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.

Глава 2. Правила оформления реквизитов. Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа. Каждый вид документа ( приказ.

Статьи из блога

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне. Реквизит Резолюция Резолюция — это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение. Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Боткину Подготовить проект контрактак

Например: СимоновуН. Прошу составить план разработки и внедрения станка к Резолюцию пишут от руки, располагая между адресатом и текстом или на любом свободном месте. Резолюций на документе может быть несколько. Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1, интервалами. Оформляют этот гриф с 5 положения табулятора 40 печатных знаков от левого поля , в правом верхнем углу документа. Петров

Требования к оформлению реквизитов управленческих документов Реквизит документа – элемент оформления документа. Правильное оформление.

Образец бланка приказа приведем на рис. Предприятия, ведущие переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках. Такие бланки не рекомендуется применять в пределах Украины. При необходимости учета бланков предприятия их нумеруют с помощью нумератора, печатным или другим способом на нижнем поле оборотной стороны бланка. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств Документы печатают на печатных машинках или с помощью компьютерной техники. Приводимые далее размеры касаются документов, которые имеют размер шрифта 12 — 14 пунктов. Отдельные внутренние документы докладные и пояснительные записки, заявления и др. Текст документов, печатаемых на листах формата А4, рекомендуется печатать через 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 — через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Реквизиты документа кроме текста , которые состоят из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Реквизиты документа отделяют один от другого 1,5 — 3 межстрочными интервалами.

Легкая, д. Допускаются следующие варианты: Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе если дата указывается несколько раз в тексте. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами информация об исполнителе. Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна. Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел. Так получатель сразу составит мнение о его содержании.