Как правильно оформить документы на уничтожение

Категории Как оформить

Архивная публикация Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета. Когда документ становится макулатурой Документы нужно хранить в течение четко установленного срока хранения. А вот потом бывает лучше от них избавиться — хотя бы для того, чтобы место освободить Какие документы необходимо хранить, в течение какого времени и что делать с ними по истечении этого времени — об этом вы узнаете из статьи. Документальное обеспечение бухучета Первичные документы — это письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации собственника на их проведение.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Архивная публикация Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета. Когда документ становится макулатурой Документы нужно хранить в течение четко установленного срока хранения. А вот потом бывает лучше от них избавиться — хотя бы для того, чтобы место освободить Какие документы необходимо хранить, в течение какого времени и что делать с ними по истечении этого времени — об этом вы узнаете из статьи.

Документальное обеспечение бухучета Первичные документы — это письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации собственника на их проведение. Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения.

Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования. Записи в учетных регистрах делаются на основании первичных документов, созданных в соответствии с требованиями Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от Требования по хранению документов на предприятии Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность. Первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку ручным способом и относящиеся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются, т. Аналогичную процедуру можно проводить по окончании не только текущего месяца, но и финансового года.

При этом на каждое дело нужно составить сопроводительную справку опись , согласно которой будет происходить передача дел на хранение в архив.

Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия п.

Кстати, ответственность за организацию бухучета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник собственники или уполномоченный орган должностное лицо , осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Таким образом, особое внимание следует обратить на то, что на предприятии первичные документы бухучета должны храниться в специальных помещениях или сейфах в течение трех лет, а точнее — дней, т. Передача дел в архив После завершения документальной проверки налоговыми органами вопросов соблюдения налогового валютного законодательства, а для бюджетных учреждений, организаций, для хозрасчетных учреждений, организаций, находящихся в сфере управления министерств, ведомств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии, можно начинать передачу дел в архив на постоянное хранение.

Заметим, что передача документов в архив после проведения документальной проверки ревизии — определенный способ защиты от запросов контролирующих органов о предоставлении им необходимых документов.

Выдача документов как из архива предприятия, так и из госархива контролирующим органам осуществляется по письменному запросу с мотивацией и перечнем документов, которые необходимо предоставить например, в случае возникновения необходимости в проверке налоговыми органами данных, полученных от лица, находившегося в правовых отношениях с налогоплательщиком, — так называемая встречная проверка.

Однако архив архивное подразделение есть далеко не на каждом предприятии. Поэтому такие предприятия передают сформированные дела в госархив. При этом необходимо учитывать, что обязательно следует сдавать в архив для последующего хранения и использования дела постоянного и длительного более 10 лет срока хранения.

Дела временного хранения до 10 лет включительно могут передаваться в архив по согласованию с руководителем предприятия. Подготовка документов к передаче в архив включает: 1 оформление дел; 2 экспертизу ценности документов с составлением соответствующих описей; 3 передачу дел в архив и обеспечение сохранности документов.

Рассмотрим эти этапы по порядку. Этап 1. Оформление дел Для этого воспользуемся Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров АРК, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от Как известно, все документы, создаваемые в делопроизводстве предприятия, учреждения, организации, систематизируются и оформляются в соответствующем порядке с указанием сроков хранения.

Такой порядок документооборота необходим для каждого предприятия для обеспечения учета, быстрого розыска документа по его содержанию и виду, отбора документов на хранение в процессе делопроизводства.

Уже систематизированные документы формируются в дела. Этап 2. Экспертиза ценности Экспертиза ценности документов проводится на основании сформированных дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляют описания документов постоянного и длительного срока хранения и акт о выделении для уничтожения документов, которые не подлежат хранению. В соответствии с Порядком образования и деятельности экспертных комиссий по определению ценности документов, утвержденным постановлением КМУ от Экспертные комиссии образуются по решению руководителя предприятия и оформляются соответствующим приказом.

В состав таких экспертных комиссий включаются: — руководители службы делопроизводства и архивного подразделения, а в случае их отсутствия опытные сотрудники других структурных подразделений по приказу руководителя предприятия; — специалисты соответствующего госархива, архивного отдела городского совета.

Председателями ЭК назначаются, как правило, заместители руководителей предприятий, учреждений и организаций. Однако это не исключает возможности назначения председателем комиссии одного из работников предприятия. Положение и персональный состав ЭК предприятий, основанных на частной форме собственности, утверждаются их руководителями руководящими органами с учетом соответствующих рекомендаций Госкомархива. Этап 3. Передача дел в архив Передача дел в архив предприятия или в госархив осуществляется на основании составленного и подписанного сторонами акта.

Уничтожение бухгалтерских документов Когда по результатам экспертизы ценности составлены описи документов, подлежащих уничтожению при условии, что сроки их хранения истекли , составляется Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд. Такие документы т. Отобранные к уничтожению и включенные в соответствующие акты документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья и с которыми заключены соответствующие договоры.

Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Утерянные первичные документы Что делать, если первичные документы утеряны или испорчены таким образом, что становится невозможным их дальнейшее использование?

Порядок действий для архивных подразделений предприятий, учреждений, организаций В случае неумышленного уничтожения документов или утери документов на предприятии следует принять меры, предусмотренные в пп. Так, если в процессе экспертизы ценности установлены факты недостачи документов и дел, архивные подразделения осуществляют их розыск. В случае отрицательного результата розыска руководитель учреждения по представлению ЭК и архива: 1 утверждает акт о недостаче архивных дел документов , 2 назначает служебное расследование, 3 издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел.

Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная руководителем архивного подразделения, передается в архив учреждения. Если архивные подразделения не созданы на предприятии, в учреждении, организации Согласно п. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения.

Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями, в дневный срок. Но к такому акту желательно приложить документ, подтверждающий причину утери первичных документов.

Таким документом может быть: — справка, выданная органом МВД если речь идет о краже или умышленном уничтожении , органом пожарной службы при пожаре ; — приговор суда — в случае привлечения к уголовной ответственности виновного лица.

Причем это нужно сделать в вышеизложенном порядке п. Кроме того, согласно пп. В случае утери, уничтожения или порчи указанных документов налогоплательщик имеет право письменно заявить об этом налоговому органу и принять меры для восстановления таких документов. Письменное заявление следует направить до или вместе с представлением расчета налоговых обязательств отчетного периода. Сроки хранения бухгалтерских документов Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденному приказом Главного архивного управления от Перечень используется при формировании дел, разработке схем классификации документов и отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий ЭПК госархива и экспертных комиссий ЭК организаций см.

Отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, отсчет срока хранения дел, завершенных делопроизводством в г. Срок ее хранения определяется самими организациями. Сроки хранения документов, определенные в Перечне, являются минимальными, т. Продление в организациях сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, допускается в случаях, если эта необходимость вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации.

Ответственность за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов Уничтожение документов без предварительного утверждения описей дел постоянного хранения, а также нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов являются незаконными и влекут за собой ответственность согласно действующему законодательству. Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Госкомархив Украины и уполномоченные им государственные архивные учреждения.

Несоблюдение сроков хранения бухгалтерских документов является нарушением установленного порядка ведения бухгалтерского учета, и ответственность за такое нарушение наступает в соответствии со статьей КУоАП, где указано, что отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка влекут за собой наложение штрафа от восьми до пятнадцати н. Те же действия, совершенные лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию, — влекут за собой наложение штрафа от до грн.

Оформляем акты на уничтожение документов

Отбор документов и оформление их на уничтожение Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок, установленный сводной номенклатурой дел, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел нарядов к уничтожению осуществляют работники архива. Акты на выделенные к уничтожению дела наряды рассматриваются экспертной комиссией суда. Отбор дел нарядов и других документов к уничтожению оформляется актом приложение 6. Акт рассматривается экспертной комиссией суда, в состав которой входит представитель соответствующего архивного учреждения, и утверждается председателем суда. Из отобранных к уничтожению дел на постоянное хранение оставляются подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются подлинники определений о прекращении дела. На приговорах, решениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем дела подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку.

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

Образец акта уничтожения печати Порядок уничтожения секретных документов Экспертиза ценности деловых бумаг в обязательном порядке предшествует процедуре уничтожения секретной документации. Без проведения такой экспертизы невозможно установить факт окончания срока хранения той или иной бумаги. Результатом окончания экспертизы становится перечень документов, подлежащих утилизации. Порядок проведения процедуры уничтожения секретных документов в значительной степени отличается от порядка утилизации обычных бумаг. По истечении срока хранения секретных бумаг полагается пройти определенному количеству времени, только после которого будет подписан акт об их уничтожении.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Как правильно уничтожить документы, у которых истек срок хранения? Ответы по учету в коммерческих организациях Как правильно уничтожить документы, у которых истек срок хранения? Дата публикации Смотрите также Вопрос аудитору В организации скопился огромный архив бухгалтерских документов акты, накладные, счета-фактуры, отчетные документы, ведомости по ОС и т. Какие документы можно уничтожить? Если можно уничтожить, как правильно это сделать? Какими документами оформить? Сроки хранения первичных документов установлены в: Федеральном законе от Документы бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся 4 года пп. Отсчитывается этот срок с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога письмо Минфина России от Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская финансовая отчетность, аудиторские заключения необходимо хранить не менее 5 лет после отчетного года, если более продолжительный срок не установлен в Перечне ч.

Полезное видео:

Хранение первичных документов: общие положения, сроки хранения, ответственность

Полистать демо-версию печатного журнала Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны? Продолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации.

Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения

В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации. Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением. Именно поэтому все официальные бумаги хранятся в компании до истечения их сроков хранения. Эти сроки определяются на законодательном уровне. Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации. Узнайте больше о сроках хранения официальных бумаг в организации Утилизация служебных бумаг проводится ежегодно. Это обусловлено тем, что многие из них теряют свою актуальность и ценность по прошествии определенного срока. Данная процедура строго актируется и имеет ряд важных нюансов.

Уничтожение секретных документов

Рейтинг 5 просмотров Автор ответа: Храмцовская Наталья к. Хочу правильно оформить уничтожение архивных документов. Для составления акта на уничтожение необходима комиссия как минимум из 3 человек.

Бухгалтерия Уничтожение документов с истекшими сроками хранения После истечения сроков хранения, старую документацию можно уничтожить. Разберемся, как правильно это сделать и какие документы понадобится оформить. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов. Шаг 1. Формируется экспертная комиссия далее — комиссия. При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии.

Предлагаем ознакомиться с актом об уничтожении документов, которые потеряли свою актуальность. Как правильно уничтожить документы В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается.

Требования к уничтожению документов Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения Уничтожать документы самовольно, без составления акта категорически запрещено. Кроме того, при уничтожении документов необходимо соблюдать и другие требования, а именно: — не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству; — соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях; — уничтожать все копии документов, включая персональные, страховые и резервные если такие копии разрешены к уничтожению. Это следует из положений абзаца 3 пункта 9. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность ст. Способы уничтожения документов Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение. Например, уничтожить бумажные документы организация может одним из следующих способов: — порвать вручную; — сжечь с соблюдением требований пожарной безопасности. Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению. Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей п. Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме.

Однако при этом необходимо соблюсти установленную гл. Рассмотрим ее. На основании представленных структурными подразделениями перечней списков дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ далее — Акт. Такой Акт составляют в 2 экземплярах, как правило, на дела всего предприятия.