Как правильно оформить ответ заявителю

Категории Как оформить

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Когда требуется писать ответ на жалобу Ответить на обращение потребителя сторона, предоставляющая товары или услуги, должна в любом случае, вне зависимости от того, как подавалась претензия : устно или письменно, в торговую точку или через интернет. Любая жалоба, которая осталась без внимания стороны, предоставляющей услугу, может стать основанием для инициирования проверки и наложения штрафных санкций. Письменный ответ на жалобу покупателя подаётся только в том случае, если сам документ подавался в письменной форме, и ему был присвоен индивидуальный номер.

Главное за сегодня

Прием и обработка письменных обращений 1. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, факсимильной связью. Все письменные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел по работе с населением и юридическими лицами и регистрируются его сотрудниками в системе электронного документооборота администрации Липецкой области. Все письменные обращения граждан после регистрации передаются директору учреждения или лицу его заменяющему для ознакомления и определения исполнителя.

При приемке и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму прикладывается конверт. Поступившие документы паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму подкалываются впереди текста письма.

Ошибочно поступившие не по адресу письма возвращаются на почту невскрытыми. Сотрудник отдела по работе с населением и юридическими лицами составляет акт на письма, поступившие с денежными знаками кроме изъятых из обращения , ценными бумагами облигациями, акциями и т. Акт приобщается к поступившему обращению.

Не принимаются обращения непосредственно от граждан, не содержащие фамилии или адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторых экземплярах принятых обращений указывается дата принятия обращения, фамилия и подпись лица принявшего обращение. Обращения с пометкой "лично" передаются адресатам невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в отдел по работе с населением и юридическими лицами. Регистрация поступивших обращений 2. Поступившие в отдел по работе с населением и юридическими лицами обращения регистрируются в течение трех дней с момента поступления путем проставления в правом нижнем углу первой страницы письма входящего номера и даты регистрации.

В случае если место, предназначенное для номера, занято текстом письма, номер может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Сотрудник отдела по работе с населением и юридическими лицами производит регистрацию обращения с использованием системы электронного документооборота администрации Липецкой области. При регистрации: письму присваивается регистрационный номер; указываются фамилия и инициалы заявителя в именительном падеже и его адрес.

Если письмо подписано двумя или более авторами, то регистрируется первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным, о чем делается отметка. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов; если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, делается отметка о контроле; обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом. Направление обращений на рассмотрение 3. При поступлении письменного обращения решение о направлении обращения на рассмотрение принимается директором учреждения или лицом его заменяющим в соответствии с должностными обязанностями, исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий, религиозных конфессий и общественных организаций в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения , рассматриваются как обычные обращения.

Сопроводительные письма к таким обращениям подписываются директором учреждения или лицом его заменяющим. Сопроводительные письма о возврате ошибочно присланных обращений подписываются директором учреждения или лицом его заменяющим. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких структур или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие структуры или соответствующим должностным лицам.

Рассмотрение обращений в учреждении и сроки их рассмотрения 4. Поступившие письменные обращения граждан рассматриваются в течение тридцати дней со дня их регистрации в учреждении. В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц. Письма без фамилии и адреса для ответа, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по принадлежности и списываются в дело сотрудниками соответствующих структурных подразделений.

Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело сотрудником отдела по работе с населением и юридическими лицами. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются в правоохранительные органы.

На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или предложениями, не содержащие конкретных предложений или просьб в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т. Продление срока рассмотрения обращений граждан 5. В исключительных случаях, а также в случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на тридцать дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

Директор учреждения или лицо его заменяющее на основании служебной записки ответственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения промежуточный ответ заблаговременно направляется заявителю.

Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину за исключением случаев, когда адрес обратившегося гражданина неизвестен. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не смог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение.

Правила рассмотрения электронных обращений граждан 1. В электронном обращении может содержаться заявление, жалоба, предложение или запрос. В соответствии с Федеральным законом от Обращение рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. Электронное обращение не рассматривается при: отсутствии фамилии и имени заявителя; указании неполного или недостоверного почтового адреса; наличии в тексте нецензурных или оскорбительных выражений; наличии в тексте угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи; использовании при наборе текста некириллической раскладки; отсутствии в тексте знаков препинания, наличии непонятных сокращений; наличии в тексте вопроса, на который заявителю уже давался письменный ответ по существу в связи с ранее направленными обращениями.

Ответ заявителю обращения направляется в форме электронного документа или на почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

Информация о персональных данных заявителей хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных.

Ответить admin 19 11 Здравствуйте! Ольга 21 11 Добрый день!

Обращения и запросы

Поводом для вашего обращения в прокуратуру может стать любое нарушение закона, независимо от того, кто его нарушил. Задержали зарплату , не предоставили в госучреждении касающуюся вас информацию, не дали увольнительную во время службы в армии - все эти, и многие другие вопросы должны успешно решаться при обращении в прокуратуру. Обращение в прокуратуру возможно не только в случае ущемления ваших прав, но и при ущемлении прав других лиц, интересов государства и общества. Кроме того, обращение в прокуратуру может быть направлено по вашей просьбе общественной организацией или трудовым коллективом. Обращение в прокуратуру может быть как устным, так и письменным. Последний способ - эффективнее. Дело в том, что если впоследствии вы захотите обжаловать решение прокурора в вышестоящей прокуратуре, от вас потребуют предоставить соответствующее решение. Пересказ устного ответа не будет принят во внимание. Заявление следует подавать в двух экземплярах: один остается в прокуратуре, другой с отметкой о приеме и подписью остается у заявителя.

Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан

Коллективные обращения: как правильно оформить и получить результат рассмотрения? Вы здесь С учетом анализа обращений, поступающих в государственные органы, в том числе в облисполком, отмечается, что заявители не всегда правильно оформляют коллективные обращения. Для того, чтобы обращение было признано коллективным и в дальнейшем рассмотрено в установленном порядке и по существу, следует учитывать определенные правила и требования. Коллективными могут быть заявления, предложения, жалобы — все зависит от содержания обращения.

Порядок рассмотрения обращений граждан

Работа с обращениями граждан Делопроизводство от А до Я. Документы нужно не просто зарегистрировать и подготовить по ним ответ, но и провести через десяток других этапов с соблюдением сроков рассмотрения и хранения в архиве. При правильной организации работа с обращениями граждан из каждодневной рутины может превратиться в кладезь ценной информации. Поэтому ни в коем случае нельзя пренебрежительно относиться к самому рядовому обращению. В предложениях и жалобах, которые должны храниться в архиве, можно найти немало рекомендаций и идей, которые будут полезны для более эффективной работы организации. Нужно помнить, что делопроизводство по обращениям граждан представляет собой самостоятельный участок работы службы документационного обеспечения организации. Ведение этого делопроизводства имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать при определении правил ведения делопроизводства в конкретной организации. В настоящее время работа с обращениями граждан регулируется Федеральным законом от Федеральных законов от

Полезное видео:

Образец письма в ответ на жалобу

Прием и обработка письменных обращений 1. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, факсимильной связью. Все письменные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел по работе с населением и юридическими лицами и регистрируются его сотрудниками в системе электронного документооборота администрации Липецкой области. Все письменные обращения граждан после регистрации передаются директору учреждения или лицу его заменяющему для ознакомления и определения исполнителя.

Как отвечать на жалобы потребителей правильно. 8 лайфхаков эксперта

Инструкция о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации Инструкция о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации Утверждена приказом Генерального прокурора Российской Федерации от Общие положения 1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии со ст. Инструкция устанавливает единый порядок рассмотрения и разрешения в органах прокуратуры Российской Федерации обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, обращений и запросов должностных и иных лиц о нарушениях их прав и свобод, прав и свобод других лиц, о нарушениях законов на территории Российской Федерации, а также порядок приема граждан, должностных и иных лиц в органах прокуратуры Российской Федерации. Правоотношения, связанные с рассмотрением в органах прокуратуры Российской Федерации поступивших обращений от граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства о нарушении их прав и свобод за пределами территории Российской Федерации, регулируются соответствующими международными договорами Российской Федерации. Обращения могут быть индивидуальными, то есть поданными самим гражданином, объединением граждан или юридическим лицом, которые считают свои права либо права других лиц нарушенными, и коллективными. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в органы прокуратуры с критикой их деятельности либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

МОГИЛЕВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

Инструкция определяет: 1 порядок приема, регистрации, учета рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан или юридических лиц, поступивших в управление в письменной форме или в форме электронного документа далее — обращение ; 2 анализ обращений; 3 требования к соблюдению сроков и качества рассмотрения обращений. Обязанности по организации работы с письменными, в том числе поступившими в форме электронного документа, устными обращениями граждан в управлении, проведению анализа и соответствующей отчетности возлагаются на начальника отдела реализации муниципальных программ и закрепляются за ним приказом начальника управления и должностной инструкцией; 4. Обязанности организации учета, ведения делопроизводства, контроля за сроками исполнения письменных обращений граждан, в том числе поступивших в форме электронного документа, возлагаются на сотрудника отдела реализации муниципальных программ управления и закрепляются за ним приказом начальника управления и должностной инструкцией. Обязанности контроля по организации работы с письменными, в том числе в форме электронного документа, устными обращениями граждан возлагаются на заместителя начальника управления и закрепляются за ним приказом начальника управления и должностной инструкцией. Передача письменных обращений граждан из одного отдела в другой осуществляется на основании поручения, указанного в резолюции начальника управления или заместителей начальника управления в соответствии с их компетенцией через специалиста, ответственного за регистрацию, учет и контроль сроков исполнения обращений граждан. Контроль своевременного и полного рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступивших на исполнение в отделы, осуществляют начальники отделов управления. Письменные обращения граждан поступают в управление из Правительства Челябинской области, Министерства социальных отношений Челябинской области, Челябинской городской Думы, Администрации города, Комитета социальной политики Администрации города и лично от граждан, в том числе в форме электронного документа.

Как писать ответ на жалобу пример

Минске Действие Закона распространяется на находящихся на территории Республики Беларусь иностранных граждан и лиц без гражданства. Эти субъекты пользуются правом на обращение наравне с гражданами Республики Беларусь и юридическими лицами Республики Беларусь, если иное не определено Конституцией Республики Беларусь, законами и международными договорами Республики Беларусь.

В некоторых случаях, когда для ответа требуется время для наведения справок и . Секретарь (или исполнитель) составляет и оформляет ответ заявителю. . Новый ГОСТ рекомендует оформлять документы иностранными шрифтами Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и.

Обратите внимание! Порядок работы с обращениями граждан и юридических лиц, не относящимися к компетенции организации. Дополнительно по теме: Новые Методические рекомендации по ведению делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях. Необходимо ли ставить отметку о снятии с контроля на обращениях граждан на самом обращении гражданина? В организацию поступило одновременно несколько видов обращений по одному вопросу: письменное, устное и электронное.

Общие положения 1. Порядок работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в администрации города Нижневартовска далее - Порядок определяет процедуру работы по централизованному учету, организации рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц далее - обращение , адресованных главе администрации города, первому заместителю главы администрации города, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города, руководителям структурных подразделений администрации города, администрации города и структурным подразделениям администрации города, а также по осуществлению контроля за рассмотрением обращений. Порядок исполнения поручений в администрации города, оформления, размножения, систематизации и хранения обращений и документов по их рассмотрению устанавливается правовыми актами главы администрации города, в том числе Инструкцией по делопроизводству в администрации города далее - Инструкция по делопроизводству. В Порядке используются основные термины, предусмотренные статьей 4 Федерального закона от Регистрация обращений 2. Регистрация обращения, адресованного главе администрации города, первому заместителю главы администрации города, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города, администрации города, осуществляется управлением по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города далее - Управление.