Как правильно оформить письмо по делопроизводству

Категории Как оформить

Рекламация подтверждается прилагаемыми к письму документами: акты, справки и т. Письма-рекламации — относительно редкое явление в официальной деловой переписке. Такие послания предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Текст письма-рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата преднамеренной или допущенной им по неосторожности. В большинстве случаев таким свидетельством является акт, удостоверенный подписями должностных лиц и печатью организации-отправителя.

ДЕТАЛИ БЛОГА

Деловая переписка играет заметную роль в деятельности юридических лиц. Она может содержать в себе уведомления, соглашения, напоминания, приглашения, извещения, подтверждения, сообщения и многое другое.

Так же как и любой другой вид коммуникации, деловая переписка используется для обмена информацией между организациями, структурными подразделениями одной организации. В случае возникновения спорных моментов, информация, содержащаяся в тексте письма, может рассматриваться в судебных и арбитражных органах как доказательство.

Поэтому очень важно, чтобы каждое письмо было оформлено в соответствии с действующими нормами Республики Казахстан. Для деловой переписки используется естественно который характеризуется краткостью и ясностью изложения сути вопроса, стандартизированностью используемых фраз, соответствием нормам этикета.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Согласно международной системе стандартов ISO и принятым в нашей стране нормам, для подготовки писем используются стандартные форматы бумаг А4 х мм и А5 х мм , широко распространённые в настоящее время по всему миру кроме США.

Выполнение установленных требований обеспечивает: сокращение трудозатрат на составление и оформление писем; ускорение и упрощение процессов управленческого труда, нахождение нужного письма и т.

Следует иметь в виду, что не все связанные с перепиской документы подлежат регистрации в документационной службе организации. Астана При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата. Следовательно, в этом случае реквизит "Адресат" оформляется строчными буквами, полужирным шрифтом в следующем порядке: И. Если должностное лицо-адресат исполняет обязанности руководителя структурного подразделения, то наименование организации и его структурного подразделения печатают в именительном падеже, наименование должности — в дательном падеже.

Деловое письмо и бланк организации Как правило, деловые письма составляются на бланках организации.

Некоторые тонкости оформления приложений

Уважаемый господин Преображенский! Преамбула Цель моего письма — выразить неудовлетворение качеством материалов, которые Ваша компания поставляет нам для производства систем видеонаблюдения. Рассчитываю, что Ваши действия приведут к максимально быстрому изменению ситуации и позволят возместить убытки, которые понесла наша компания. Специалисты нашей компании зафиксировали и надлежащим образом оформили данный факт. Все необходимые копии документы содержатся в приложении к настоящему письму. Совокупные убытки нашей компании, связанные с использованием некачественных материалов, поставляемых Вашей компанией, составили порядка 10 млн. Ранее у нас не было повода для нареканий, мы сотрудничаем с ООО "Рассвет" более 4 лет. Однако создавшееся положение вынуждает нас обратиться к вам с требованием о возмещении понесенных нами убытков. В случае необходимости, мы готовы провести повторную экспертизу ваших материалов совместно со специалистами ООО "Рассвет". Резюме Позвольте выразить уверенность в том, что Ваше усилия приведут к скорейшему разрешению данной проблемы, и наше сотрудничество возобновится в прежнем режиме.

Оформление реквизита «Адресат»

Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены. Адресат Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку. В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку — физическому лицу. Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать список рассылки. В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному. Если адресат — руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.

Глава 16. Деловое письмо

Деловая переписка играет заметную роль в деятельности юридических лиц. Она может содержать в себе уведомления, соглашения, напоминания, приглашения, извещения, подтверждения, сообщения и многое другое. Так же как и любой другой вид коммуникации, деловая переписка используется для обмена информацией между организациями, структурными подразделениями одной организации. В случае возникновения спорных моментов, информация, содержащаяся в тексте письма, может рассматриваться в судебных и арбитражных органах как доказательство. Поэтому очень важно, чтобы каждое письмо было оформлено в соответствии с действующими нормами Республики Казахстан.

Полезное видео:

Деловое письмо

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более устойчивой. Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая геометрия документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Деловое письмо организации: оформление письма, образец

Помещено в тему: Оформление документов В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу и способа отправки корреспонденции по обычной или электронной почте, может и факсом. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории: личные — своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень используют неформальный стиль , полуофициальные — переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т. Как правильно написать личное письмо Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми.

Согласно ГОСТ Р «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Оформление делового письма

Официальное письмо в СМИ. Из книги Черный PR. В стандартном варианте этот пресс-релиз пишется на базе какого-либо происшедшего события и состоит из следующих разделов:Заголовок. Подзаголовок не обязательно. Краткое описание будущего события с указанием места и времени проведения. Обычно Частное письмо в СМИ.

Делопроизводство Экономика

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам , сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во второй части письма формулируется его основная цель предложение, отказ, просьба, гарантия и т. Сопроводительное письмо и другие виды писем Сопроводительное письмо — часто составляемый документ , который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии.

Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста. Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.

Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов: Просим оказать содействие… Прошу довести до сведения… Просим выслать в наш адрес… Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения: Просим представить… Просим отразить следующие вопросы… В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы… Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения: Прошу высказать Ваше мнение об участии… Прошу Вас дать поручение разработать соглашение… На Ваше рассмотрение предлагается соглашение… Просим Вас выразить письменную поддержку… Надеемся на плодотворное сотрудничество… Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов: Направляем информацию… Посылаем литературу… Высылаем план… Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью.