Правильно оформить письма

Категории Как оформить

Приятное чтение Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев. Деловое письмо — это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами поставщики, покупатели. Виды деловых писем Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами.

Как правильно оформить письмо

Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Изложите причины отрицательного решения с вашей стороны, дайте понять контрагенту, что при других обстоятельствах есть возможность вернуться к рассмотрению их предложения. Оформление делового письма: форма и внешние атрибуты Официально-деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. Деловое письмо следует печатать с использованием полей: правое поле — не менее 1,5 см; левое поле, с учетом последующей подшивки к документации, — не менее 3 см.

Для написания деловых писем, как правило, используют шрифт Times New Roman, го размера и одинарный интервал. Исходящий номер и дата написания письма отмечаются в верхнем левом углу и дублируются в журнале учета исходящей документации. Если ваше обращение является письмом-ответом, то под исходящим номером и датой проставляется номер и дата письма, на которое вы отвечаете. В верхнем левом углу пишут название компании-адресата, должность и Ф.

В нижнем левом углу письма прописывают наименование должности руководителя, Ф. Содержание письма состоит из трех блоков: формула делового письма — суть обращения; обоснование обращения; вспомогательная информация. Если вы пишете ответное письмо, то необходимо учтиво сослаться на последнее полученное от адресата обращение. Если ваше письмо является началом деловой переписки с иностранным контрагентом, то следует представить свою организацию: наименование, сфера деятельности, цели и задачи, которые преследует компания на международных рынках.

Не расписывайте во всех подробностях деятельность своей компании, к письму достаточно приложить буклет, отражающий все аспекты работы предприятия. В тексте письма обязательно пропишите ссылку на буклет. Как правило, на электронную почту любой компании поступает огромное количество сообщений, по теме письма адресат быстро вычислит нужную ему корреспонденцию, остальное удалит или отправит в спам.

Лаконично формулируйте тему делового письма, вы должны в нескольких словах отразить суть сообщения. Точное и броское название темы сразу привлечет внимание адресата. В противном случае ваше сообщение может попасть в спам. Если вы отвечаете на письмо, но тема переписки меняется, то переписку лучше начинать с нового письма. Если вы отвечаете на электронное сообщение, оставьте текст предыдущего письма целиком либо, в случае объемного сообщения, процитируйте только важные части письма.

Такой цитируемый текст предыдущего письма ставится в начале нового сообщения. При ответе на письмо отправителя не следует начинать переписку с нуля, не сохраняя предыдущую историю общения. В случае такого ответа адресат будет вынужден искать исходники вашей с ним переписки. Деловое письмо с отметкой важности будет выделяться среди прочих входящих сообщений адресата. Пользуйтесь этой функцией, если письмо действительно является важным, не злоупотребляйте ею.

Не пишите текст или его часть заглавными буквами, это воспринимается как агрессия и нападение. Откажитесь от использования в тексте электронного делового письма сленговых выражений и сокращений, исключение из них составят лишь общеизвестный сленг и аббревиатуры.

Допустимо использовать в электронной переписке смайлы, но в особо строгих официально-деловых письмах лучше от них воздержаться. Не делайте грамматических ошибок. Наличие в тексте ошибок, описок портит репутацию отправителя письма.

В конце письма используйте краткую информацию об отправителе должность, Ф. Если вы к письму прикрепляете дополнительные документы, то сделайте об этом отметку в тексте письма. По сложившимся нормам этикета, не предупреждая адресата об объеме приложений, вы можете прикреплять 2—3 мегабайта информации. Если прикрепленные документы весят более 3 мегабайтов, советуем уточнить у адресата возможность прохождения такого объема через его почтовый сервер, так как многие специалисты пользуются почтовыми сервисами с телефона.

Стоит ли делать запрос о подтверждении получения письма? Многих пользователей сервис подтверждения раздражает, и они расценивают его как подозрение в своей безответственности.

Но на практике почтовая служба может работать с перебоями, а отправителю необходимо достоверно знать, получил ли адресат его послание. Поэтому наш ответ: можно, но редко и в крайних случаях.

В принципе, структура электронного делового письма мало чем отличается от делового письма на бумажном носителе, но некоторые особенности существуют. Как правило, в электронных сообщениях взамен традиционного обращения используют приветствие получателя.

Приветствие и персональное обращение к адресату порождают. Обезличивание письма рассматривается как бестактность, а отсутствие приветственных слов говорит о невоспитанности и равнодушии отправителя. Приветственные слова лучше написать в отдельной строке, отделив ее от основного текста делового письма. Если стороны переписки обмениваются сообщениями неоднократно в течение дня, то допускается не ставить приветствие.

Если отправитель письма не знаком с адресатом и пишет ему впервые, то начать письмо нужно с объяснения причин обращения. Наилучший размер текста электронного делового письма — 1 страница, то есть адресат сможет ее прочитать без прокручивания страницы почтовой программы. Разделите текст письма на абзацы, адресатом легче воспринимается пришедшая информация, поделенная на смысловые части. Старайтесь делать абзацы короткими и отделять их друг от друга пробелами.

Адресат, следуя тексту делового письма, должен знать, как обратиться к автору в ответной переписке. Помимо Ф. Прописав эти сведения, вы даете адресату возможность оценить вашу компетентность в решении того или иного вопроса. Ниже необходимо прописать дополнительные сведения и контактные данные, такие как: дополнительный рабочий электронный адрес, личный электронный адрес, номера телефонов, адреса, ссылки на страницы в социальных сетях и т. В различных компаниях есть разные мнения по поводу скорости ответа на электронные письма.

Наиболее приемлемым временем на ответ после получения электронного делового письма считается 2—3 часа. В том случае, если ответ на письмо требует дополнительных временных затрат, направьте в адрес отправителя ответное письмо, в котором подтвердите получение сообщения и укажите сроки направления ответа на поставленные вопросы. Вложенные файлы.

Начните письмо с приветствия Пишите адресату, как другу: тепло, искренне и уважительно, избегая при этом фамильярности. Обращаться нужно персонально к каждому подписчику , предоставляя нужную ему информацию.

Как правильно составить деловое письмо

Автор znaikakadmin На чтение 3 мин. Просмотров Опубликовано В этой статье я расскажу об основных правилах написания письма. Итак, первое и, наверное, самое важное правило — это ваш почерк. Старайтесь при написании письма быть аккуратным, следите за разборчивостью написанного. Содержание вашего послания зависит от личных отношений с адресатом, поэтому, о чем именно писать вы найдете сами. Если же вы пишите при помощи компьютера, а затем отправляете письмом, то подписать его стоит от руки. Можно так же приписать пару фраз и еще раз подписать.

Этика деловой переписки

Последовательность написания адреса имеет большое значение. Дата date указывается ниже, сразу после адреса. Существует несколько вариантов оформления: 21 December, December 21th, December 21, 21th December, 3. Можно задать интересующие вас вопросы или дать свою оценку обсуждаемому вопросу. Подпись отправителя signature ставится ниже заключительной вежливой фразы. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке.

Деловое письмо: как правильно составить + образец

Как правильно написать и оформить письмо в другую страну Как правильно написать и оформить письмо в другую страну Декабрь 12, Довольно часто люди сталкиваются с необходимостью написать письмо в другую страну. Это может быть деловое письмо или же личное. В любом случае существуют определенные нормы и правила, которые необходимо соблюдать при написании. За образец в написании писем принято брать американскую модель, поэтому ориентируйтесь на нее, в какую бы страну письмо вы не отправляли. С чего начинать Начать вам следуют с подбора бумаги и чернил для написания.

Полезное видео:

Правильное оформление письма на английском пример

Помещено в тему: Оформление документов В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу и способа отправки корреспонденции по обычной или электронной почте, может и факсом. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории: личные — своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень используют неформальный стиль , полуофициальные — переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т. Как правильно написать личное письмо Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Старайтесь быть искренними.

Базовые правила оформления email-рассылок

Зачем иметь единые корпоративные стандарты в ведении деловой переписки? Электронная переписка — это обязательный атрибут деловой коммуникации любой компании. Практически нет компаний, в которых бы не использовалась электронная почта. Но задайте себе следующие вопросы: Бывает ли у вас такое, что при отправке электронного письма коллеге, появляется ощущение, будто вы отправляете письмо в черную дыру, и вам запросто могут просто не ответить Когда сотрудники звонят друг другу и просят срочно прочитать электронное письмо, и так происходит целый день Когда вы решительно не можете понять, что именно от вас хотят в электронном письме Когда сложные и непростые вопросы при обсуждении по электронной почте тонут в море информации, подробностей, и вопрос так и не решается Если для вас эти вопросы актуальны, то вы можете ежедневно выиграть много времени, внедрив единые правила электронной переписки.

Письмо-просьба

Дата исх. Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами. Приложения: В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов. Образец В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности. Все это преследует цель заинтересовать работодателя. К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так: В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании. Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании. Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.

Как правильно оформить письмо образец. Деловое письмо

Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены. Адресат Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку. В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку — физическому лицу. Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить.

Как правильно написать деловое письмо? описывается причина оформления официального письма, или его цель («Согласно вашему.

Сопроводительное письмо к документам

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма. Сопроводительное письмо Сопроводительное служебное письмо — документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений. Письмо-приглашение В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить. Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом: минимальный отступ — 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу; если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху; отдельно нумеруется каждое приложение; в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов ; в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами; в левом нижнем углу — ваши должность, фамилия с инициалами и подпись; обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу. Впрочем, ГОСТ года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов когда они указываются по центру. Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант. Общие правила написания Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента: вступительную часть краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель ; содержательную часть описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций ; резюмирующую часть краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата. Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо.