Утверждаю как правильно оформить

Категории Как оформить

Мы рассмотрим три способа утвердить документ в организации: лично руководителем и с помощью приказа, а также письмом, если требуется утверждение извне — контролирующей организацией или учреждением, министерством и т. Приведем примеры оформления реквизита и отметок на документе. Для чего утверждаются документы? В целом факт утверждения говорит о том, что руководитель организации видел документ и согласен с его содержанием. Гриф утверждения является реквизитом, который придает документу юридическую силу. Кто утверждает документы?

Инициалы в документах: нюансы проставления

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами положениями, инструкциями организации. Отказ от визирования не допускается. Виза согласования включает: Общие положения 1. Пункт 1 в ред. Отметка о наличии копии документа в электронной форме содержит полное имя файла и место его хранения, код оператора и другие поисковые данные.

Отметка проставляется на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, например: Отметка о поступлении документа в Учреждение проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Как писать инициалы Кроме того, на бланке можно наносить ограничительные отметки для реквизитов: Образец бланка приказа приведем на рис.

Предприятия, ведущие переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках. Такие бланки не рекомендуется применять в пределах Украины. При необходимости учета бланков предприятия их нумеруют с помощью нумератора, печатным или другим способом на нижнем поле оборотной стороны бланка.

Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств Документы печатают на печатных машинках или с помощью компьютерной техники. Приводимые далее размеры касаются документов, которые имеют размер шрифта 12 — 14 пунктов. Отдельные внутренние документы докладные и пояснительные записки, заявления и др. Текст документов, печатаемых на листах формата А4, рекомендуется печатать через 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 — через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Реквизиты документа кроме текста , которые состоят из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Реквизиты документа отделяют один от другого 1,5 — 3 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами.

Если заголовок к тексту превышает печатных знаков 5 строк , его можно продолжить до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. При оформлении документов рекомендуется придерживаться следующих отступов от границы левого поля документа: Не делают отступ от границы левого поля для реквизитов: Рисунок 2.

Первый гриф — от границы левого поля, второй — через мм. Тексты документов постоянного хранения печатают на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до 5 лет можно печатать на лицевой и оборотной стороне листа. При печати на оборотной стороне листа левое и правое поле располагают зеркально, т. Оформляя документы на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Если документ заканчивается вверху страницы, рекомендуется, чтобы минимум две строчки предшествовали подписи.

При подготовке и оформлении документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если этого требует назначение документа или его обработка. Рекомендации по оформлению документов с помощью компьютерной техники Создание проектов документов с помощью компьютерной техники далее — ПК предусматривает некоторые дополнительные требования к их оформлению.

Так, поля для подшивки верхнее при альбомной ориентации листа, левое при книжной ориентации листа разрешено увеличивать до 35 мм.

Основной текст документа, надписи на рисунках, в таблицах, колонтитулах и другое необходимо выполнять шрифтом одного типа и размера. Чтобы сделать возможным прочтение текста документа на различных вычислительных машинах, рекомендуется пользоваться наиболее распространенными текстовыми редакторами и шрифтами. На текущий момент такими редакторами являются Word версия 97 и выше , а шрифтами — Times New Roman и Arial.

Высота шрифта должна быть соразмерной с высотой шрифта пишущей машинки. Проект документа рекомендуется печатать шрифтом размера 14 пунктов через 1,5 — 2 межстрочных интервала в шапке таблицы — через 1 интервал. Шрифтом 12 пунктов через 1 межстрочный интервал можно печатать: Другой размер шрифта можно использовать с учетом специфики конкретных элементов документа.

Расстояние между заголовками раздела, подраздела, примечанием, примером и предыдущим и последующим текстом, а также между заголовками раздела и подраздела должно составлять не менее 2 межстрочных интервалов. Если документ печатают с обеих сторон листа, должны быть установлены следующие параметры страницы: Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту документа.

Размер отступа определяет размер шрифта. Рекомендуемый размер отступа — 4 или 5 знаков приблизительно 1,25 см. Отдельные фрагменты текста рекомендуется выделять шрифтом. Прописными буквами выделяют: Полужирным шрифтом выделяют: Наклонным светлым шрифтом курсивом могут выделяться: Шрифтом меньшего размера рекомендуется печатать: При необходимости упорядоченного представления в документе алфавитно-цифровых элементов, которые записаны одним или несколькими различными алфавитами и или цифрами, рекомендуется размещать их в таком порядке: Форматируя текст документа, лучше пользоваться только инструментальными средствами текстового редактора.

Формулы необходимо набирать формульным редактором. Наш сайт корисний для вас? Как правильно оформить гриф утверждения Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее— Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы далее— организации.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных компьютерных технологий.

Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь. Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации , независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий.

Как правильно писать согласовано утверждаю Кроме того, на бланке можно наносить ограничительные отметки для реквизитов: Образец бланка приказа приведем на рис.

Как правильно писать согласовано утверждаю Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего кого? К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени "имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Однако общие принципы расшифровки смет, которые описаны далее, не зависят от этих незначительных корректировок. Читаем смету, составленную с использованием базисно-индексного метода Базисно индексный метод, вне всякого сомнения, является в современных условиях самым распространенным.

Расшифровку сметы, составленной с его применением, проще всего рассмотреть на примере наиболее подробной ти графки. Петренко Верно: Инспектор подпись З. Протокол общего собрания акционеров При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Оформление реквизитов документов продолжение Крупская, В. Рабочая программа по технологии разработана для обучающихся неделимых классов сельских школ для 8 класса из расчета 34 часа в год, 1 час в неделю. Контрольные требования сводятся к выполнению проекта, публичной защите проекта по окончании каждого года обучения. В программе по технологии заложена преемственность целей и задач, решаемых на различных ступенях общеобразовательной школы. Обучение школьников начинается с формирования представлений о роли трудовой деятельности в создании объектов окружающего мира и развития мелкой моторики рук в начальной школе и завершается в основной школе приобретением компетентности в трудовой и хозяйственно-бытовой сферах, а также компетентности в сфере профессионального самоопределения.

Обучение школьников технологии строится на основе освоения конкретных процессов преобразования и использования материалов, энергии, информации, объектов природной и социальной среды. Национально-региональные особенности содержания представлены в программе соответствующими технологиями, видами и объектами труда. Поиск ответа Дата При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков 70 мм. От границы левого поля без отступа первой строки печатают следующие реквизиты: Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на мм от левого поля документа. Приказ МВД России от При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне. Реквизит Резолюция Резолюция — это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Как делается правильно выравнивание слева и справа Она проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Для оформления этого реквизита используется специальный регистрационный штамп приложение 6. Печатается ниже фамилии исполнителя без отступа от левого края документа: Отчет за год, Кадыров, Бланк документа Документы учреждения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Виза согласования документа Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Вам также может быть интересно.

Оформление реквизитов документов (окончание)

Согласование документа Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта. Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Виза согласования документа Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом.

Помощь: Реквизит документа «гриф утверждения»

Смотрим:Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда утв. Минтрудом РФ 13 мая г. На оборотной стороне инструкциирекомендуется наличие виз: разработчикаинструкции, руководителя специалиста службы охраны труда, энергетика, технологаи других заинтересованных лиц. Вход на сайт На утверждаемых документах печать при необходимости проставляется после утверждения документа. Существует 3 вида печати: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение для документов и т. Печати организаций подразделяются на гербовые печати с изображением Государственного герба РБ и простые. Порядок использования и ответственность за хранение печатей должны быть закреплены в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством РБ. Информация об использовании и хранении печатей может быть закреплена в Инструкции по делопроизводству организации или Положении о кадровой службе. Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов продолжение Как правило, перечень используемых в организации печатей и случаи их применения определяются учредительными документами, локальными нормативными актами и приказами распоряжениями работодателя.

Три способа утвердить документ

Дата При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков 70 мм. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на мм от левого поля документа. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм. Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля мм. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля мм, на уровне последней строки наименования должности. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на мм.

Полезное видео:

Вопрос как правильно оформлять документы: Как правильно оформить документ утверждаю

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, наименование вида документа, дата документа и т. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2—3 междустрочными интервалами. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

Вопрос как правильно оформлять документы: Как правильно оформить документ утверждаю

Добавить Елена Леонидовна, 5 июня Уважаемая Валентина Федоровна, поясните, пожалуйста, куда делся "0" в реквизите "Дата" при оформлении словесно-цифровом способом, например: 5 июня г.? Прежний ГОСТ предусматривал оформление с "0", если дата не доходит до 10, например: 05 июня г. И такой подход всех устраивал во избежание исправлений даты документа.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем — почтовый адрес. Например: Новоясеневский просп. В наиболее высокоуровневом из ныне действующих документов — Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти — сказано о необходимости указывать фамилию и инициалы, но нет четкого указания на их порядок и не приведено каких-либо примеров. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. А вот при адресовании документа физическому лицу п. Порядок указания фамилий и инициалов в региональных нормативных документах Что касается включения требований о порядке указания фамилий и инициалов в нормативные документы, то удалось выявить ряд подобных примеров в региональной и муниципальной нормативной базе. В большинстве таких нормативных документов предписывается порядок фамилия-инициалы: Постановление Правительства Ульяновской обл. Распоряжение Правительства Ставропольского края от Распоряжение Администрации Алтайского края от

Хотите правильно писать инициалы? А ещё: ставить ли пробел между инициалами. Если коротко, вот правильный вариант: А. В большинстве случаев инициалы пишут перед фамилией, через пробел. Теперь развернутся версия: чем же именно регламентируются такие требования? ГОСТ Р 6. Унифицированные системы документации.

Как оформить правильно утверждение документа документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности.

При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным п. Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов. Здесь же указывается, что оригинал электронного документа и его копия, соответствующая требованиям ст. Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение для документов и т. В свою очередь печати организаций подразделяются на гербовые печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь и простые. Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и или законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей. Объясните шефу, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего утвердившего документ, и его подпись. Отметка об исполнителе Согласно п.

Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих автора документа реквизитов бланка , подписи, даты и индекса, которые применяются при оформлении всех организационно-распорядительных документов, гриф утверждения является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как правило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных локальных нормативных правовых актах об организации делопроизводства. При этом может быть использован Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, являющийся приложением к Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь см. В обязательном порядке утверждению подлежат все организационные документы уставы, положения, инструкции, правила и др. Утверждение документа осуществляется должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, и имеющим на это соответствующие полномочия. Утверждение документа осуществляется двумя способами: посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица, или путем издания распорядительного документа приказа, распоряжения, решения и др.